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展會延期,參展商的物料怎么辦?

發布時間:2021.11.18日 382人瀏覽過

    受疫情影響,很多主辦方的會議陷入了兩難:已邀約的客戶無法協調更改時間、疫情管控無法進行線下大規模會議活動,同時近期新冠肺炎疫情防控嚴峻,為阻止病毒傳播,珍惜來之不易的防疫成果,全國各地11月份展會基本延期舉辦,延期的時間有的是暫定,但有的展會直接延遲1年至2022年舉行。

    展會的延期打亂了不僅是參展商的參展計劃,也打亂了主辦方的計劃,同時搭建商也受到影響,一系列的連鎖反應相繼而來,帶給大家的影響是很大的,因為前期投入了大量的人員和資金準備進行展會相關工作的籌備,根據新的展期或者參展商手冊籌備工作,基本很多都需要重新調整。但其中尤其重要的是展臺搭建材料的處理和保存,如果沒有很好的和搭建商、工廠三方進行溝通、處理則后續容易造成物料損失,也給重新開展造成了很大的浪費和費用成本。那么如何正確地處理搭建物料以確保后續的展示效果呢?建議從以下幾個方面進行處理則可以一定程度上減少費用的支出與浪費。

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1.存儲環境的重要性

    眾所周知,不論哪家工廠做的都不僅僅是一家展臺的物料,都是很多家一起操作施工,展會的延期,必定對工廠影響也是非常大的,因為這時候做好的物料都堆積在那里,工廠物料多,事情雜,大多展覽制作工廠環境相對比較差,粉塵較多。但是這個時候最重要的是展柜等搭建物料存儲環境要保持干燥,防潮防濕,和搭建商詳細溝通好需要購買一些防潮除濕的干燥劑放在做好的烤漆柜以驅逐濕氣,以免木材遇濕膨脹。同時,也不能置于室外,南方天氣炎熱,室外氣溫高,放在室外烈日暴曬容易讓展柜脫漆、掉漆和開裂。盡量防止陽光直接照射,以免油漆表面氧化,干燥、清爽的儲存環境可讓展柜保持持久的漆面效果。

2.搭建商合理安排存儲

    展會的延期就需要搭建商要合理的安排好存儲的物料,畢竟這也關系到能不能和客戶保持長久合作的負責態度,不論展會正常舉辦還是展會延期,我們要把客戶放在第一位,利用常年的經驗所得解決客戶所遇到的問題。信可威擁有19年的設計搭建經驗,一般遇到這樣的情況,都會安排負責人到工廠考察儲存環境,并現場安排物料打包、搬運等相關善后問題,這樣可做到萬無一失。如參展商距離工廠較遠,則可要求搭建商將打包、存儲的相關視頻和圖片發送過來,進行視頻驗收。這樣才能夠保證在來年舉辦展會的時候,布料才能夠再次利用。

3.保持和主辦方參展商的聯系

    正常來說一般搭建材料儲存1-3個月沒有什么太大問題,不會造成很大的異常。如果主辦方一直沒有給出明確的舉辦時間,建議搭建商和參展商可以給主辦方如實反饋搭建材料問題,延期時間較長,容易造成材料的變色、變形和其他異常問題,會造成過高的搭建成本,相信主辦方會把這種客觀情況納入決策范疇,進行合理決策。同時搭建商也需要和參展商保持一定的聯系,讓客戶心理不要有顧慮,一定會在最大程度上減少他們的損失,同時如果主辦方明確了展會取消,那么也會結合顯現實情況退參商商的首款,希望以后能夠再次合作的時候還是能考慮到信可威展覽公司。


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